Många företagare blandar ihop begreppen betalningspåminnelse och inkasso – trots att de juridiskt och praktiskt är två helt olika saker. Att känna skillnaden är viktigt: det avgör vilka avgifter du får ta ut, vilken ton du bör använda mot kunden, och när du är redo att gå vidare till Kronofogden.
Kort svar: vad är skillnaden?
En betalningspåminnelse är en vänlig notis om att en faktura har förfallit. Ett inkassokrav är ett formellt juridiskt krav som varslar om vidare rättsliga åtgärder om betalning uteblir. De styrs av olika lagar, har olika avgifter och olika syfte.
Betalningspåminnelse – den mjuka varianten
Påminnelsen är ditt första steg när en faktura inte betalats i tid. Den har inget formellt lagkrav på sig förutom att:
- Den måste vara skriftlig.
- Den skickas tidigast dagen efter förfallodatum.
- Du får bara ta ut avgift om det står i avtalet eller på ursprungsfakturan.
Du får enligt förordning (1981:1057) debitera 60 kronor i påminnelseavgift. Inget mer. Ingen dröjsmålsränta krävs än – även om du har rätt att ta ut den från förfallodatum.
Syftet med en påminnelse
Att bevara kundrelationen. De flesta uteblivna betalningar beror på glömska, slarv eller att fakturan försvunnit i ett mejlflöde. En vänlig påminnelse löser 70–80 % av alla ärenden utan att gå vidare.
Exempel på påminnelsetext
Hej,
Vi vill påminna om faktura 1234 som förföll den 15 mars. Kanske har den bara fallit mellan stolarna – vi skickar därför denna påminnelse med nytt förfallodatum 2 april. En påminnelseavgift om 60 kr har lagts till enligt avtalet.
Har betalning redan gjorts är denna påminnelse obehövlig.
Inkassokrav – den formella varianten
Om påminnelsen inte ger resultat är nästa steg ett inkassokrav. Här blir tonen tydligare och kraven starkare. Kravet regleras av Inkassolagen (1974:182) och måste följa god inkassosed – ett begrepp som tolkas av IMY (Integritetsskyddsmyndigheten).
Vad måste ett inkassokrav innehålla?
- Uppgift om borgenär (den som har fordran)
- Uppgift om skulden – belopp, räntor, avgifter
- Uppmaning att betala inom skälig tid (minst 8 dagar)
- Information om vilka åtgärder som vidtas om betalning uteblir
- Information om hur kunden kan bestrida kravet
Utelämnas något av detta riskerar kravet att inte räknas som ett formellt inkassokrav – och du kan heller inte ta ut inkassoavgiften.
Avgifter och räntor vid inkasso
- Inkassokostnad: 180 kronor
- Dröjsmålsränta: referensräntan + 8 procentenheter
- Amorteringsplan: 170 kronor (om sådan upprättas)
Jämförelse i tabellform
| Påminnelse | Inkassokrav | |
|---|---|---|
| Styrs av | Förordning 1981:1057 | Inkassolagen 1974:182 |
| Avgift | 60 kr | 180 kr |
| Ton | Vänlig | Formell |
| Kräver tillstånd | Nej | Nej om för egen räkning, Ja vid uppdrag |
| Leder till | Nytt förfallodatum | Kronofogden om obetald |
| Dröjsmålsränta | Kan tas ut | Ska anges |
När ska du gå från påminnelse till inkasso?
Rekommendationen är att skicka en påminnelse. Får du ingen betalning inom 8–10 dagar efter den – gå vidare till inkassokrav. Att skicka påminnelse efter påminnelse är meningslöst: kunden lär sig att du inte menar allvar, och dröjsmålet bara växer.
Vanliga missuppfattningar
”Jag måste skicka två påminnelser innan inkasso”
Fel. Det finns inget lagkrav på att skicka påminnelse över huvud taget innan inkassokravet. Det är däremot god kutym att göra det för att inte urholka kundrelationen.
”Inkasso kostar mig pengar”
Inte nödvändigtvis. Hos seriösa inkassobolag – som Onlineinkasso – betalar gäldenären (den som är skyldig pengar) inkassokostnaden, inte du som borgenär. Tjänsten är gratis för dig.
”Inkasso förstör alltid kundrelationen”
Inte om det görs rätt. Modern ”mjuk inkasso” inleds med en korrekt och saklig ton. I många fall betalar kunden direkt när kravet kommer från en tredje part – och ser det som att du sätter foten ned utan personlig konflikt.
Sammanfattning
Betalningspåminnelse och inkassokrav är två distinkta verktyg. Påminnelsen är din mjuka första åtgärd, inkassokravet är din formella upptrappning. Båda är fullt legitima och båda finns inskrivna i svensk lag. Använd dem i rätt ordning – och eskalera i tid om inget händer.
Läs vidare: Obetald faktura – vad gör du? Steg för steg.