Så fungerar Onlineinkasso
Så lämnar du in en faktura
När din kund inte betalat trots påminnelse är det dags att lämna över fakturan till oss. Det går snabbt:
- Dra och släpp fakturan i rutan på startsidan, klicka på Ladda upp faktura, eller mejla den till info@onlineinkasso.se.
- Är du redan kund hos Europainkasso eller Betalningskontroll påbörjas kravarbetet direkt. Är du ny skickar vi först ett kort avtal för signering med BankID. När avtalet är signerat startar inkassohanteringen.
Har du många ärenden eller vill automatisera flödet erbjuder vi filimport, API och integration med redovisningssystem som Visma och Fortnox. Se även sidan för redovisningsbyråer.
Det kostar inget att lämna in en faktura och det finns ingen bindningstid – läs mer i vår prislista.
Vad händer efter att vi skickat inkassokrav?
När inkassokravet är ute kan ärendet utvecklas på olika sätt. De vanligaste scenarierna är:
- Kunden betalar till oss inom betalningsfristen. Vi redovisar och betalar ut kapitalbeloppet till dig.
- Kunden betalar direkt till dig. Du meddelar oss och vi avräknar beloppet. Finns en restskuld (t.ex. avgifter eller ränta) skickas ett restbrev till kunden.
- Kunden bestrider fordran. Då stoppas inkassoprocessen och vi kontaktar dig. Tillsammans går vi igenom invändningen och bestämmer om ärendet ska drivas vidare som tvistemål. Läs mer under Juridik.
- Kunden betalar inte. Bedöms kunden som likvid ansöker vi om betalningsföreläggande hos Kronofogden.
- Kunden bestrider efter Kronofogden. Då kan ärendet hänskjutas till tingsrätten efter vår bedömning – även här tar vår juridikavdelning över.
- Kunden vill göra en avbetalningsplan. Vi hanterar uppläggning och bevakning så att du får betalt i takt med att avbetalningarna sker.
Så minimerar du kundförluster
Ha en tydlig kreditpolicy
En enkel, skriftlig kreditpolicy gör hanteringen av obetalda fakturor förutsägbar. Ange vilka kreditvillkor som gäller, när påminnelse skickas och när ärendet automatiskt går vidare till inkasso. Se också till att din redovisningsbyrå följer samma rutin – inkonsekvent hantering är en av de vanligaste orsakerna till onödiga kreditförluster.
Agera tidigt när betalningen uteblir
Ju tidigare ärendet når oss, desto högre är lösningsgraden. Statistiskt sett betalar ungefär tre av fyra gäldenärer redan på inkassokravet. Att låta fakturan ligga och bli gammal minskar chansen avsevärt – både för att gäldenärens ekonomi kan försämras och för att bevisläget blir svagare.
Om fakturan bestrids
Bestridanden är en egen disciplin. Är invändningen saklig? Rör den hela fakturan eller bara en del? Finns skriftliga underlag som styrker kravet? Vi bedömer bestridandets bärkraft, bemöter gäldenären och driver tvisten vidare till tingsrätten om det behövs. Har du företagsförsäkring kan rättsskyddet täcka en stor del av ombudskostnaden. Läs mer om hur vi hanterar tvistemål och rättsskydd.
Var försiktig med nya leveranser
Det är riskfyllt att fortsätta leverera till en kund som inte betalar förfallna fakturor. Ett återtagandeförbehåll hjälper dig inte om kunden redan sålt vidare varan. Var restriktiv och kräv förskottsbetalning – eller direkt betalning av de förfallna fakturorna – innan ny leverans.
När konkurshotet är nära
Om kunden riskerar att gå i konkurs är det oftast bättre att komma överens om ett lägre belopp än att riskera total förlust. Utdelningen i en konkurs är för oprioriterade fordringar sällan mer än enstaka procent.
Skriv tydliga fakturor
En välskriven faktura minskar risken för bestridanden och snabbar upp betalningen. Kontrollera att fakturan uppfyller kraven i bokföringslagen och mervärdesskattelagen, och att följande är med:
- Korrekt kundnamn, adress och organisationsnummer (dubbelkolla innan du lägger upp en ny kund).
- Tydliga betalnings- och leveransvillkor.
- Angiven dröjsmålsränta (referensränta + 8 % gäller om inget annat avtalats).
- Påminnelseavgift bara om det uttryckligen framgår av avtalet med kunden.
- Swish kan vara ett bra betalningsalternativ för privatkunder – använd det gärna som komplement till bankgiro.